by Jak wybrać biuro rachunkowe? Księgowość to najważniejszy dział w firmie. Rozliczenie ze Skarbówką, ZUS-em, pracownikami, kontrahentami, klientami, prowadzenie bieżących operacji finansowych firmy to odpowiedzialne zadanie. Finanse nie wybaczają żadnych błędów. Założenie działu kadrowo- finansowego w nowej lub niewielkiej firmie wykracza poza możliwości ekonomiczne i organizacyjne wielu przedsiębiorstw. Rozwiązaniem tego problemu są biura rachunkowe.
Kiedy nawiązać współpracę z biurem rachunkowym?
Wielu przedsiębiorców ma dylemat związany z rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym. Dobrym pomysłem jest nawiązanie współpracy jeszcze przed założeniem firmy – w momencie, kiedy przyszły przedsiębiorca ma już opracowaną określoną strategię i pomysł na nazwę firmy. Biuro rachunkowe pomoże w załatwieniu wszystkich formalności związanych z rejestracją firmy i doradzi w kwestii wyboru rodzaju opodatkowania. Wybór dobrej firmy rachunkowej to kluczowa sprawa dla rozwoju przedsiębiorstwa i jego sprawnym funkcjonowaniu.
Opinie o biurze rachunkowym
Przed nawiązaniem współpracy dobrze jest zasięgnąć opinii o biurze. Internet i przyjaciele to kopalnia wiedzy. Najlepszą weryfikacją jest sprawdzenie, czy dane biuro rachunkowe należy do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce lub do Centrum Informacji Księgowej. Osoba prowadząca biuro rachunkowe musi posiadać imienny certyfikat nadawany przez Ministerstwo Finansów.
Obowiązkowe jest posiadanie przez biuro rachunkowe polisy OC, która zapewnia środki finansowe w razie popełnienia błędu skutkującego stratami finansowymi dla klienta. Polisę musi posiadać nie tylko biuro, ale także doradcy podatkowi. Istotna jest wysokość wykupionej polisy ubezpieczeniowej. Warto zapytać, czy pracownicy biura posiadają licencję doradców podatkowych.
Doświadczenie biura rachunkowego
Data rozpoczęcia działalności biura może być mylną wskazówką – osoby prowadzące usługi księgowe przez lata były księgowymi i pracowały w różnych firmach oraz biurach rachunkowych. Po latach pracy u pracodawcy zdecydowały na założenie swojej działalności w tym zakresie. Są doświadczonymi księgowymi lub doradcami podatkowymi, choć swoją działalność mogą mieć od niedawna. Okres działania biura nie jest tożsamy z doświadczeniem księgowego. Największe usługodawcy z zakresu księgowości zatrudniają zespół fachowców i są w stanie obsługiwać wiele podmiotów gospodarczych i oferować ponadstandardowe usługi.
Cena usług księgowych
Każde biuro rachunkowe przedstawia na swojej stronie internetowej cennik usług. Pułapką jest decydowanie o współpracy tylko na podstawie ceny. Ważniejsza jest proporcjonalność ceny do usług i nieodbieganie zbytnio od cen rynkowych. Niska cena może oznaczać oszczędności w jakiś aspekcie działania biura. Może się okazać, że pracownicy nie mają za dużego doświadczenia, obsługa jest niewystarczająca, a zlecenia wykonywane są z dużym opóźnieniem. Najlepiej wybrać się do biura i przekonać się, jak wygląda organizacja w pracy i dopytać o kwestię archiwizacji dokumentów. W miastach jest przeważnie kilka biur rachunkowych, co daje możliwość wyboru najkorzystniejszej dla przedsiębiorcy oferty. Najlepiej wybierać biuro, które jest w stanie zapewnić jednego księgowego do prowadzenia spraw danej firmy i przekazywania wszystkich informacji.
Sposób przekazywania dokumentów
Współpraca między firmą a biurem księgowym opiera się na przekazywaniu dokumentów. Najkorzystniejszą opcją obiegu dokumentów jest przekazywanie ich przez pocztę elektroniczną. Osobiste wstawiennictwo przedsiębiorcy lub upoważnionej przez niego osoby w biurze rachunkowym może być kłopotliwe, a obsługa tradycyjną pocztą jest nieefektywna i droga. Dokumenty zazwyczaj przechowuje biuro księgowa. W razie kontroli skarbowej księgowa przekazuje je do wglądu kontrolerom na podstawie upoważnienia od danej firmy. Kwestię przechowywania i przesyłania dokumentów najlepiej ustalić przed rozpoczęciem współpracy i zapisać je w umowie.
Wirtualne biuro księgowe
Biura rachunkowe coraz częściej oferują wirtualne usługi księgowe, z których najczęściej korzystają małe firmy i osoby pracujące zdalnie. Wirtualne biura pozwalają zaoszczędzić na kosztach obsługi księgowej. Przedsiębiorca zyskuje dodatkowo możliwość dodatkowych usług. Właściciel firmy korzystającej z usług biura nie musi zatrudnić pracownika biurowego potrzebnego do kontaktu z biurem księgowym. Usługodawca, którzy wprowadzili internetowe usługi księgowe, mają więcej klientów. Mniejsze firmy powinny sprawdzić, czy dane biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze małych firm. Biura obsługujące wielkie firmy mogą nie poświęcać mniejszemu klientowi wystarczającej ilości czasu. Nie są polecane biura, które oprócz działalności księgowej zajmują się ubezpieczeniami – profesjonalne biuro mające sporo zadowolonych klientów nie potrzebuje zarabiać na prowadzeniu innej działalności. Szeroki zakres usług ponad księgowych nie świadczy o szerokiej specjalizacji pracowników, ale o braku zleceń księgowych, co spowodowało konieczność zajęcia się innymi usługami.
